互联网信息技术带动东华校友工作
2004年12月5日 东华大学校友会 徐效丽 张宝英 尹巍
联络校友是校友总会最重要的职能之一，提及联络校友过去人们一下子会联想到，定期给校友打电话问个好，邮寄问候的贺卡，邮寄相关的刊物，逢年过节登门拜访等方式。随着互联网的日益发展和不断普及，电子邮件也是成为和校友日常联络的重要方式。在信息爆炸的今天校友工作的信息化显得尤为重要，通过现代信息手段，对校友信息分类管理，建立校友信息库，对校友资源优化分析，实现校友工作信息化，规范化，科学化。这些都是东华校友总会在今后一段时间内发展的方向。
建立自有的校友交流社区
只要进入“同学录”网站进行注册，就能在网上和目前分散在全国各地的老同学们聊天、留言。虽然往日“同桌的你”们早已各奔东西，但是能够互相取得联系是共同的心愿，只可惜同学们经过几年甚至是十几年的外出求学和漂泊，“聚在一起”几近是个奢望，随着互联网的不断普及和网站同学录的推出由“天方夜谭”变成了现实。“同学录”网站使得这些老同学、老校友的愿望能够梦想成真，同学录网站“忽如一夜春风来”般的流行开来。
1998年最早建立的比较有影响的5460同学录，1999年之后推出的Chinaren同学录、友联同学录、网易同学录、世纪通同学录、269同学录、网大同学录等。尽管网络上有很多商业运作的同学录，东华校友总会还是在2003花了不少的人力、物力和财力建立一套东华校友网络交流社区(http://alumni.dhu.edu.cn/alumni)即东华校友录，主要是出于以下几个方面考虑：
1、尽管互联网上现已有诸多功能完备，设计精美的同学交流社区，然而所有这些同学录都是多校综合版。通过与校友的接触发现，东华校友其实比较关注的还是东华范围内的校友之间交流，因为校友之间存在着一种友情，随着时间的推移这种友情显得愈发醇厚，因为受时间和地域的限制，校友之间的沟通交流存在有一定的障碍，因此校友希望能在东华大学范围内有校友交流畅谈的网络空间。
2、校友服务是校友总会的重要职能之一，建立东华校友录的出发点是服务校友，而商业同学录网站是以盈利为目的，这是两种类型的社区的本质区别。建立了东华校友录使得东华校友总会为校友服务的面拓宽了，不在局限于传统的校友联谊会、沙龙等方式。
3、校友录可以借助互联网的优势，集聚校友的资源，学校在为校友提供交流空间的同时也掌握了最新的校友动向。现代社会人才的流动相当频繁，因此要全面实时的了解校友的动向，通过传统的方式几乎不可能。在过去，校友总会通过校友分会或者直接沟通来了解校友的动向，普遍都是校友总会主动去打听了解。通过建立东华校友录后，校友之间不断相互传播，校友主动将个人信息在校友录中登录，以供母校和校友之间的联系。
4、校友资源是校友总会的宝贵财富，从兄弟院校经验交流中获悉，校友总会所建立的网络交流社区，已经为校友总会带来了很大的帮助，很多校友借助平台支持母校建设献计献策、捐资捐物。通过校友交流社区，推进了母校和校友之间的沟通，加深了校友对母校的感情的归属感，校友也乐于与母校接触。
东华校友录网站自2003年10月建立起，短短的半年多时间，在校友中已经获得了良好的口碑。很多校友录网站开始收费，因此校友们都纷纷从5460、Chinaren等同学录网站举班搬迁回母校的校友录网站。东华校友录运作至今呈现出以下几个特点：
1、系统安装在校内独立的服务器，在网络中心的大力支持下，确保了网络的出口带宽，因此校友录网站无论在教育网内还是在公网内都有很好的访问速度。解决了很多校友总会普遍面临的公网和教育网衔接的带宽瓶颈问题。
2、服务器托管在校内，由校友总会一名专职教师和校内二名助管共同负责网站内容更新维护，由校友力量网负责提供维护和升级。这种校友录运作模式介于网站托管和完全自建之间，比起网站外包托管这种模式具有更高的自主性和数据安全性，比起完全自建这种模式在确保网站有效运转的同时大大降低了网站的运营维护成本。
3、学校主页设入口，校友口碑传播是校友录网站推广的主要途径。校友录自身的功能设计满足了绝大多数校友在线交流的需求，功能丰富及界面设计科学可以与其他校友录网站相媲美，因此校友在校友录注册试用后，会通知其他同班同学和其他校友回母校的校友录网站注册。
4、可扩展的专业的校友服务。通过与校友力量网http://www.alumnipower.net的全面合作，对于校友在线服务有着一套整体的规划和设想，一旦时机成熟在现有校友录的基础上为校友提供更多服务内容。由校友力量网提供日常的维护服务，确保能低成本高效率解决网站在运营过程中出现的所有技术问题，保证网站7×24小时正常运转。
目前校友录平均每天总访问量已逾千，通过在校内媒体的报道，以及校友之间相互传播校友录每天都有不少新增校友注册，相信校友录稳定的性能，完善的功能必将获得越来越多的校友的认可。
通过校友关系管理系统管理校友档案
东华校友总会的秘书处是2003年新组建，因此有很多工作是从零开始。重要校友通讯录的搜集整理一直是校友总会工作的一个重点也是一个难点，过去校友总会一方面主动搜集重要校友信息，另一方面通过各地校友分会搜集，对于所搜集的校友信息登记在册。最困扰校友会的倒不是信息的搜集工作，而是这些校友信息如何更新，如何让这些校友信息真正为学校建设服务。在计算机和网络发达的今天，通过一本厚厚的校友通讯录来辅助校友联系和校友工作已经显得捉襟见肘了。
2003年东华校友会采用全新的VIP校友关系管理系统，这是一套由校友力量网开发的基于互联网的管理软件。该系统与网络校友录形成互补，是校友总会实现校友信息搜集，校友关系管理的两大重要法宝，如果把校友录比作是一块吸引校友资源永磁铁，那么校友关系管理系统则是一组由无限多个单位组成的电磁铁。通过不完全调研，这种利用B/S架构的软件进行校友关系管理的模式在国外校友会中也属于处于领先的地位。协助校友总会实现校友数据库的创建和统一管理，并为学校和各地校友总会提供一个统一的校友信息管理平台。系统采用B/S架构设计，因此信息管理和信息查询完全不受地域空间限制，用户也不需要安装任何软件，只要能上网即可使用本系统。下面就我们现在用的vip校友关系管理系统的特点简单介绍，供专家和兄弟院系交流探讨。
一、系统确保数据安全
在上这套系统之前，我们最大的顾虑是数据的安全性。从主要从以下几个角度确保了安全，首先作为校友会内部管理系统，只对校友会和有关校领导公开，不对外公开系统入口地址，利用信息技术确保入口地址不被搜索引擎搜到。其次在系统登录时设置验证码，这可以避免了那些利用穷举法进行密码破解的黑客攻击。再有系统用户分级管理，用户的权限可配置，管理员、资料员和浏览者，三种类型的用户的权限是由超级管理员所赋予，一旦某用户密码泄漏其权限也是受控的。
二、建立校友数据平台，实现信息共建共享
我们相信单凭校友总会的力量很难及时全面的搜集到全国各地乃至全球的校友，然而通过各地校友会和各个院系的校友会共同来操作使我们工作面就大大扩充了。这套校友关系管理系统的设计理念正好能满足东华校友总会这方面管理的需求。
对于各个地方校友会或者各个院系校友会来说，由于人手和投入的限制，他们也同样面临着校友信息搜集、更新、运用中存在的问题。而我们的系统中可以为某个地方或者院系的校友会创建一个类型，创建能管理该类型的资料员以及浏览该类型的浏览者。这些创建的用户权限仅限于某一个类型，因此对校友会来说都是相互独立的系统。各地校友会资料员可以将其所搜集的校友信息录入或者导入系统，生成某个校友的档案，系统除了支持校友的基本资料搜集外，还支持校友校外履历，校友接触过程，校友捐赠记录，合作共建意向等信息。各地校友会信息的浏览者可通过用户名密码验证后进入查看该类型的所有校友信息，主要是方便校友分会的领导人员能及时、跨地域、方便的查看分会的校友信息。这套系统可以很好的协助校友分会进行校友信息管理，因此颇受校友分会的欢迎。
越来越多的校友分会使用该平台进行各地校友关系管理，这也从根本上解决了校友总会和校友分会之间的沟通问题。因为学校范围的管理员可以被赋予查看各个类型校友信息的权限，这也可以避免了某个校领导出差需要携带一本当地校友通讯录的尴尬情形。
三、传统校友录无法比拟的优势
我们知道一般校友录记载的就是校友的基本的信息，联系方法等一些简单的信息，而校友关系管理系统不仅仅记录校友的基本信息，更象是校友的档案，包括信息有以下几个方面：
*个人信息：校友编号、姓名、性别、生日、籍贯、重要等级、国家、省市、城市、单位名称、单位地址、单位性质、邮政编码、职称、单位电话、家庭地址、家庭邮编、家庭电话、手机、电子邮件、近照；
*在校经历：在校身份、进入年份、离开年份、院系、专业、班级、证件号；
*扩展信息：校内联系人信息、密切联系人信息、个人履历、成就贡献、优势领域；
*校友捐赠信息：捐赠项目类型、捐赠日期、捐赠项目描述、相关附件；
*校友合作项目：项目名称、项目进度、合作项目描述、相关附件；
除了校友信息覆盖面广之外，校友关系管理系统智能的搜索模式也是校友录所无法实现的，可以根据很多条件进行组合查询，快速找到某个校友或者某类校友，参加下图：
另外校友邮件联络功能，管理员可以设定筛选条件，对于满足条件的校友，发送电子邮件。系统还有信封标签打印功能，管理员可以设定筛选条件，对于满足条件的校友，批量打印标准的信封标签，替代目前传统的手工信封标签制作。
四、系统数据接口，兼容现有的校友数据库
校友总会通过各种方式，现已经搜集和整理有大量校友的信息，但是由于没有一套系统支持，因此是这儿几个EXCEL文件那儿几个DBF文件，一旦要查询时，就象大海捞针而且只有1－2个当事人才能找到。这已经大大的限制了校友工作的大规模展开。建立VIP校友关系管理系统后，原有的数据库在经过一定的整理后，直接导入系统，不存在重复建设的问题。同样各地校友会也可以通过数据直接导入的方式，将已有的数据库添加到系统中。
后记
信息化技术不断提升，校友工作的方式也在不断接受洗礼，东华大学校友总会秘书处班子重建至今1年不到的时间中，充分利用了互联网这一先进介质，使得校友工作的开展事半功倍。东华校友工作信息化的顺利推进主要得益于上海校友力量网http://www.alumnipower.net在校友资源研究上的经验积累，在此也一并表示感谢。
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